留学生を受け入れる教育機関に対しては、出入国在留管理局から在留資格認定証明書（COE）交付申請についての注意事項が示されています。内容の多くは「実際に不備が多発しているポイント」の裏返しでもあります。ここでは、つまずきやすい場面を概観してご紹介します。

申請人の基本情報の誤記

入管が繰り返し注意を促しているのが、氏名・生年月日・国籍といった基本情報の誤記です。誤りがCOEの交付後に判明すると再申請となるケースが多く、その後の査証（ビザ）発給の手続きにも影響が出ます。

多くは「知っていれば防げる」不備ですが、出願書類からの転記だけで済ませると誤記が起きやすいものです。必ずパスポートの記載と突き合わせて確認する運用が大切です。

経費支弁（滞在費）の説明

留学審査の核心部分が、滞在費を誰がどのように支弁するのかという説明です。漠然とした記載では審査側に伝わらず、具体性が求められます。ご家族以外の方が支弁するケースや、収入・資産の状況が複雑なケースでは、追加の説明書類が必要になることもあります。

学校側が作成する書類

所属機関等作成用の書類にも、記載のルールが細かく定められています。内容そのものに問題がなくても、形式的な不備が審査の遅れや書類の再提出につながることがあるため、提出前の点検が欠かせません。

COEの郵送は「追跡できる方法」で

交付されたCOEを学生へ送る際の紛失が多発しているとのことです。紛失すると、そのCOEは届出により無効となり、再申請には経緯の説明が必要になるうえ、希望の入学時期に間に合わないおそれもあります。国際郵送は必ず追跡可能な方法を使いましょう。

【2026年10月入学から】日本語能力関係の書類が変わります

在留資格「留学」に係る運用の見直しに伴い、日本語能力に関する必要書類や各種確認書の記載が一部変更されます。主な対象は日本語教育機関に入学する方で、日本語能力の確認方法がこれまでより厳格になります。COE申請は2026年（令和8年）10月以降に入学を予定する学生の申請から適用され、在留資格変更・在留期間更新の申請には2026年7月1日からすでに適用されています。10月期生の募集を行う学校は、出願要項や選考の記録の整備を早めに進めておくと安心です。詳細は入管から示されている最新の案内をご確認ください。

まとめ

  • 基本情報はパスポートと突き合わせて確認。誤記は再申請・査証トラブルに直結
  • 経費支弁の説明は具体的に。ケースによっては追加の書類も
  • COEの郵送は追跡可能な方法で。紛失は入学時期に響く
  • 2026年10月入学者からの日本語能力関係の変更に、いまから備える

当事務所では、学校の留学生受け入れに関する在留手続きのお手伝いを承っています。個別の書類の書き方や準備の進め方については、学校の実情をうかがいながらご案内いたしますので、お気軽にご相談ください。

※本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の案件に関する法的助言ではありません。申請書の様式や必要書類は変更されることがあるため、最新の情報は出入国在留管理庁のウェブサイト等でご確認ください。具体的なお手続きについては、お問い合わせフォームよりご相談ください。